Privacybeleid
1. Inleiding
Webhouse B.V. (hierna: “Webhouse”, “wij”, “ons” of “onze”) hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij op een transparante wijze uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe lang wij deze bewaren, met wie wij deze delen en welke rechten u heeft.
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten van Webhouse, waaronder onze website (https://www.webhouse.nl), hostingdiensten, domeinregistratie, website- en softwareontwikkeling, onderhoud, support en overige ICT-diensten, alsmede op alle (pre)contractuele relaties met (potentiële) klanten, leveranciers en websitebezoekers.
Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR), de Uitvoeringswet AVG (UAVG), de Telecommunicatiewet en overige toepasselijke privacywet- en regelgeving. Deze privacyverklaring dient gelezen te worden in samenhang met onze Algemene Voorwaarden, waaronder de Verwerkersovereenkomst (Deel II).
2. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:
| Naam | Webhouse B.V. |
| Adres | Panovenweg 1 unit 151, 5708 HR Helmond |
| [email protected] | |
| Telefoon | +31 (0)492 77 57 22 |
| KvK-nummer | 84682418 |
| Website | https://www.webhouse.nl |
Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via bovenstaande gegevens.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij
Afhankelijk van de diensten die u bij ons afneemt en de wijze waarop u met ons communiceert, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:
3.1 Klant- en contactgegevens
Voor- en achternaam, bedrijfsnaam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer, KvK-nummer, btw-nummer, IBAN/bankrekeningnummer, functie en afdeling.
3.2 Accountgegevens
Gebruikersnaam, wachtwoord (versleuteld), inloggeschiedenis en accountvoorkeuren voor het klantportaal, controlepaneel of andere door ons verstrekte toegangsmiddelen.
3.3 Technische gegevens
IP-adres, browsertype en -versie, besturingssysteem, apparaatinformatie, verwijzende URL, bezochte pagina’s op onze website, datum en tijdstip van bezoek, en cookiegegevens (zie artikel 9).
3.4 Communicatiegegevens
Inhoud van e-mails, chatberichten, support-tickets, telefoonnotities en overige correspondentie tussen u en Webhouse.
3.5 Dienst-gerelateerde gegevens
Domeinnamen, serverconfiguratiegegevens, dataverkeergegevens, logbestanden, e-mailverkeer dat via onze hosting verloopt, en overige gegevens die u opslaat of verwerkt via onze diensten.
3.6 Betalingsgegevens
Facturatiegegevens, betalingshistorie en betalingsstatus. Wij slaan geen volledige creditcard- of betaalkaartgegevens op; deze worden verwerkt door onze betalingsdienstverlener.
4. Doeleinden en grondslagen van de verwerking
Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor de hieronder genoemde doeleinden, op basis van de daarbij vermelde wettelijke grondslag:
| Doeleinde | Omschrijving | Grondslag (AVG) |
| Uitvoering overeenkomst | Het leveren van onze diensten: hosting, domeinregistratie, website-/softwareontwikkeling, onderhoud en support. | Art. 6 lid 1 sub b AVG (noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst) |
| Klantbeheer en administratie | Aanmaken en beheren van uw klantaccount, facturering, boekhouding en debiteurenbeheer. | Art. 6 lid 1 sub b en c AVG (uitvoering overeenkomst en wettelijke verplichting) |
| Communicatie | Beantwoorden van vragen, afhandelen van support-tickets, informeren over wijzigingen in onze diensten of voorwaarden. | Art. 6 lid 1 sub b AVG (uitvoering overeenkomst) |
| Wettelijke verplichtingen | Fiscale bewaarplicht, medewerking aan gerechtelijke bevelen, meldplicht bij datalekken. | Art. 6 lid 1 sub c AVG (wettelijke verplichting) |
| Beveiliging en misbruikpreventie | Bescherming van onze systemen, netwerken en diensten tegen misbruik, fraude, hacking en andere dreigingen. | Art. 6 lid 1 sub f AVG (gerechtvaardigd belang) |
| Verbetering dienstverlening | Analyseren van websitegebruik, optimaliseren van onze website en diensten, interne rapportages. | Art. 6 lid 1 sub f AVG (gerechtvaardigd belang) |
| Commerciële communicatie | Het verzenden van nieuwsbrieven, productinformatie of aanbiedingen (uitsluitend met uw toestemming of binnen bestaande klantrelatie). | Art. 6 lid 1 sub a of f AVG (toestemming of gerechtvaardigd belang) |
| Pre-contractueel contact | Beantwoorden van offerte-aanvragen, voeren van intakegesprekken, opstellen van voorstellen. | Art. 6 lid 1 sub b AVG (op verzoek maatregelen voor sluiten overeenkomst) |
5. Bewaartermijnen
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk is vereist. De volgende bewaartermijnen zijn van toepassing:
| Categorie gegevens | Bewaartermijn | Toelichting |
| Klant- en contactgegevens | Duur overeenkomst + 2 jaar | Tenzij langere bewaring vereist is voor garantie- of aansprakelijkheidsclaims. |
| Facturatie- en boekhouding | 7 jaar na factuurdatum | Fiscale bewaarplicht op grond van art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen. |
| Accountgegevens | Duur overeenkomst + 30 dagen | Na beëindiging worden accounts opgeheven conform art. 19 lid 7 AV. |
| Support- en communicatiegegevens | Duur overeenkomst + 1 jaar | Voor continuïteit van dienstverlening en eventuele geschillen. |
| Technische logbestanden | Maximaal 6 maanden | Tenzij langer noodzakelijk in verband met een beveiligingsincident. |
| Data op hosting (van klant) | Duur overeenkomst + 30 dagen | Conform data-portabiliteitsregeling in art. 19 lid 7 AV. |
| Offerte-/prospect-gegevens | 12 maanden na laatste contact | Indien geen overeenkomst tot stand komt. |
| Websitebezoekgegevens en cookies | Zie artikel 9 (Cookies) | Afhankelijk van het type cookie. |
Na afloop van de bewaartermijn worden uw persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij er een wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang is om de gegevens langer te bewaren.
6. Delen met derden
Webhouse verkoopt uw persoonsgegevens niet aan derden. Wij delen uw persoonsgegevens uitsluitend met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten, op grond van een wettelijke verplichting, of met uw uitdrukkelijke toestemming. Het gaat hierbij om de volgende categorieën ontvangers:
6.1 Subverwerkers
Voor de uitvoering van onze diensten schakelen wij subverwerkers in, zoals datacenteraanbieders, e-maildienstverleners en back-upproviders. Met al deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten. Een actueel overzicht van onze subverwerkers is opgenomen in Bijlage B bij onze Algemene Voorwaarden en is beschikbaar via onze website.
6.2 Domeinregistratie-instanties
Bij het registreren van domeinnamen worden uw gegevens gedeeld met de betreffende registrerende instanties, zoals de Stichting Internet Domeinregistratie Nederland (SIDN) en RIPE. Deze instanties hanteren hun eigen voorwaarden en privacybeleid.
6.3 Betalingsdienstverleners
Voor het verwerken van betalingen maken wij gebruik van externe betalingsdienstverleners. Uw betaalgegevens worden rechtstreeks door deze partijen verwerkt onder hun eigen verantwoordelijkheid en privacybeleid.
6.4 Overheidsinstanties en rechtshandhaving
Wij kunnen persoonsgegevens verstrekken aan bevoegde autoriteiten indien wij daartoe verplicht zijn op grond van wet- of regelgeving, een rechterlijk bevel of in het kader van de bestrijding van fraude, misbruik of strafbare feiten. Wij zullen u hierover informeren, tenzij dit wettelijk niet is toegestaan.
6.5 Professionele adviseurs
In incidentele gevallen kunnen wij persoonsgegevens delen met onze accountant, juridisch adviseur of verzekeraar, voor zover dit noodzakelijk is in het kader van onze bedrijfsvoering.
7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Webhouse verwerkt uw persoonsgegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien doorgifte naar een land buiten de EER noodzakelijk is, zullen wij ervoor zorgen dat passende waarborgen zijn getroffen overeenkomstig de AVG, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, door het gebruik van Standard Contractual Clauses (SCC’s) of andere wettelijk erkende waarborgen.
Op verzoek informeren wij u over welke landen het betreft en welke waarborgen van toepassing zijn.
8. Beveiliging van persoonsgegevens
Webhouse neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging. Deze maatregelen omvatten onder meer:
– Versleuteling van gegevens tijdens transport (TLS/SSL) en waar mogelijk at rest;
– Toegangsbeveiliging middels sterke authenticatie en rolgebaseerde autorisatie;
– Regelmatige back-ups van systemen en gegevens;
– Monitoring van systemen op verdachte activiteiten;
– Beveiligde serveromgevingen in gecertificeerde datacenters;
– Interne geheimhoudingsverplichtingen voor medewerkers;
– Periodieke evaluatie en aanscherping van beveiligingsmaatregelen.
Ondanks deze maatregelen kan absolute beveiliging niet worden gegarandeerd. Indien u een beveiligingsprobleem constateert, verzoeken wij u dit onmiddellijk te melden via [email protected].
9. Cookies en vergelijkbare technologieën
Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen wanneer u onze website bezoekt.
9.1 Functionele cookies (noodzakelijk)
Deze cookies zijn noodzakelijk voor het functioneren van de website, zoals het onthouden van inloggegevens en taalinstellingen. Voor het plaatsen van deze cookies is geen toestemming vereist.
9.2 Analytische cookies
Wij gebruiken analytische cookies om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website, zoals bezochte pagina’s, bezoekduur en verkeerbronnen. Wij configureren deze cookies zo privacyvriendelijk mogelijk (IP-anonimisering, geen gegevensuitwisseling met derden). Waar nodig vragen wij hiervoor uw toestemming.
9.3 Marketing-/trackingcookies
Indien wij marketing- of trackingcookies gebruiken, worden deze uitsluitend geplaatst met uw uitdrukkelijke toestemming. Via de cookiebanner op onze website kunt u uw voorkeuren instellen en te allen tijde wijzigen.
9.4 Cookies van derden
Onze website kan content bevatten van derden (zoals ingebedde video’s of social media-knoppen). Deze derden kunnen cookies plaatsen. Webhouse heeft geen invloed op het plaatsen en gebruik van cookies door deze derden. Raadpleeg het privacybeleid van de betreffende partij voor meer informatie.
9.5 Cookies beheren
U kunt uw cookievoorkeuren te allen tijde aanpassen via de cookiebanner op onze website of via de instellingen van uw browser. Het uitschakelen van bepaalde cookies kan van invloed zijn op de functionaliteit van de website.
10. Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
| Recht | Toelichting |
| Recht op inzage | U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken en een kopie hiervan op te vragen. |
| Recht op rectificatie | U heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren of aanvullen. |
| Recht op verwijdering | U heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen (“recht op vergetelheid”), tenzij wij wettelijk verplicht zijn de gegevens te bewaren. |
| Recht op beperking | U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken, bijvoorbeeld wanneer u de juistheid van de gegevens betwist. |
| Recht op dataportabiliteit | U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen en over te dragen aan een andere partij. |
| Recht van bezwaar | U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang, waaronder profilering en direct marketing. |
| Recht op intrekking toestemming | Indien de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, heeft u het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking. |
| Recht op klacht | U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) indien u van mening bent dat uw persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt. |
U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via [email protected] of per post aan het adres vermeld in artikel 2. Wij zullen uw verzoek zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen één (1) maand na ontvangst, behandelen. Wij kunnen u vragen om u te identificeren voordat wij uw verzoek in behandeling nemen.
Indien uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is (met name vanwege het repetitieve karakter), kunnen wij een redelijke vergoeding in rekening brengen of het verzoek weigeren.
11. Webhouse als verwerker
Wanneer Webhouse persoonsgegevens verwerkt in opdracht van u als klant (bijvoorbeeld gegevens die uw websitebezoekers, klanten of medewerkers achterlaten via door ons gehoste diensten), treedt Webhouse op als verwerker in de zin van de AVG. U bent in dat geval de verwerkingsverantwoordelijke.
De afspraken over deze verwerking zijn vastgelegd in de Verwerkersovereenkomst (Deel II van onze Algemene Voorwaarden), waarin onder meer is geregeld: het doel en de aard van de verwerking, de categorieën betrokkenen en persoonsgegevens (Bijlage A), de beveiligingsmaatregelen, de meldplicht bij datalekken, de inzet van subverwerkers (Bijlage B) en de auditrechten.
Wij zullen persoonsgegevens die wij als verwerker ontvangen uitsluitend verwerken conform uw instructies en de Verwerkersovereenkomst.
12. Datalekken
In geval van een datalek (een inbreuk in verband met persoonsgegevens) handelt Webhouse conform de AVG en de afspraken uit de Verwerkersovereenkomst. Dit houdt onder meer in:
– Wij melden het datalek zo snel mogelijk, en waar mogelijk binnen 48 uur, aan de betreffende klant (verwerkingsverantwoordelijke);
– Wij verstrekken alle beschikbare informatie over de aard, omvang, oorzaak en gevolgen van het incident;
– Wij nemen onmiddellijk maatregelen om de gevolgen te beperken;
– Wij verlenen medewerking aan de melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en eventuele communicatie naar betrokkenen.
Indien Webhouse zelf verwerkingsverantwoordelijke is (bijvoorbeeld bij gegevens van onze eigen klanten), melden wij een datalek binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien het lek een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, en informeren wij u zo nodig rechtstreeks.
13. Gebruik van kunstmatige intelligentie (AI)
Webhouse kan bij de uitvoering van haar diensten gebruik maken van AI-gestuurde tools en systemen, bijvoorbeeld voor het genereren van code, het analyseren van gegevens of het optimaliseren van processen. Conform artikel 18 lid 5 van onze Algemene Voorwaarden geldt hierbij het volgende:
– Wij informeren u desgevraagd over de inzet van AI bij de uitvoering van uw opdracht;
– Persoonsgegevens worden uitsluitend via AI verwerkt indien dit noodzakelijk is voor de dienstverlening en met inachtneming van de AVG;
– Wij nemen de op ons van toepassing zijnde verplichtingen uit de AI-verordening (AI Act) in acht;
– Er vindt geen geautomatiseerde individuele besluitvorming (profilering) plaats in de zin van artikel 22 AVG, tenzij dit uitdrukkelijk is overeengekomen en passende waarborgen zijn getroffen.
14. Minderjarigen
Onze diensten zijn primair gericht op bedrijven en professionals. Wij hebben niet de intentie om persoonsgegevens te verzamelen van personen jonger dan 16 jaar. Indien wij er kennis van krijgen dat wij onbedoeld persoonsgegevens van een minderjarige hebben verzameld zonder toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger, zullen wij deze gegevens zo spoedig mogelijk verwijderen. Neem in dat geval contact met ons op via [email protected].
15. Links naar websites van derden
Onze website kan links bevatten naar websites van derden. Webhouse is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid of de inhoud van deze websites. Wij adviseren u het privacybeleid van de betreffende website te raadplegen alvorens u persoonsgegevens verstrekt.
16. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Webhouse behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen of aan te vullen. Wijzigingen worden gepubliceerd op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen die van directe invloed zijn op de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, zullen wij u hierover actief informeren, bijvoorbeeld per e-mail.
Wij raden u aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Onderaan dit document vindt u de datum van de laatste wijziging.
17. Klachten en contact
Heeft u vragen, opmerkingen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door Webhouse? Neem dan contact met ons op:
Webhouse B.V.
Panovenweg 1 unit 151, 5708 HR Helmond
E-mail: [email protected]
Telefoon: +31 (0)492 77 57 22
Wij streven ernaar uw klacht binnen vijf (5) werkdagen in behandeling te nemen en binnen dertig (30) dagen inhoudelijk te beantwoorden.
Indien u van mening bent dat uw klacht niet naar tevredenheid is afgehandeld, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:
Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Telefoon: 088 – 1805 250
Laatst gewijzigd: februari 2026